Persondatapolitik for SMSforeningen

1 Generelt

1.1

Denne Persondatapolitik (”Politik”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems- eller bidragyderforhold. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På www.SMSForeningen.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.

2 Dataansvarlig

2.1

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Smith-Magenis Syndrom Forening
Skovager 9
7120 Vejle Øst
info@SMSforeningen.dk
CVR nr. 33218001
(Herefter ”Organisationen”)

2.2

Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017 [Afventer lovnummer].

Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til formanden formand@smsforeningen.dk

3 Definitioner

3.1

Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

Personoplysninger

Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

Dataansvarlig

Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.

Databehandler

Den fysiske eller juridiske person, offentlig myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.

Behandling

Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Organisationen.

Særlige Kategorier af Personoplysninger

Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).

Persondataforordningen

Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

Databeskyttelsesloven

Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) fremsat den 25. oktober 2017 [Afventer lovnummer].

4 Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger

4.1

Når du er medlem hos os, er vi forpligtede til at behandle dine Personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som Landsforening Smith-Magenis Syndrom. Dette gælder når vi skal administrere dit medlemsskab hos os.

5 De personoplysninger, som vi behandler om dig

5.1

Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

5.1.1

Når du er medlem hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer og e-mailadresse. Foreningen registrerer også hvilke af foreningens arrangementer du har deltaget i.

5.1.2

Vi indsamler som udgangspunkt Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) om dit barn. Herunder: barnets navn og fødselsdato, om SMS er forårsaget af deletion eller mutation. Derudover opbevarer vi de af dig udfyldte profilskemaer, der beskriver dit barns udvikling. Profilskemaerne er tilgængelig på foreningens interne sider i anonymiseret form.

5.2

Vi indsamler ikke Personoplysninger fra andre om dig.

6 Cookies

Foreningens hjemmeside benytter Cookies (Google Analytics).

7 Sådan behandler vi dine Personoplysninger

7.1

Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål.

7.1.1

Er du medlem hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne administrere dit medlemsforhold.
  • kunne sende dig nødvendig information om dit medlemskab.
  • kunne sende dig invitationer til foreningens arrangementer.
  • Afregning ifbm arrangementer

Vi gør opmærksom på at forældre kan tilgå foreningens interne sider. Her finder de information om dine kontaktoplysninger og informationer om dit barn., når de er logget ind på hjemmesidens interne sider: www.SMSForeningen.dk.

8 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)?

8.1

Når du bliver medlem hos os, behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Som nyt medlem oplyser du kontaktoplysninger. Er du tilmed forælder til et barn med SMS bliver du efter betalt kontingent tildelt et login til de interne sider. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

8.2

I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Opkræves dit kontingent via Nets opbevares dine betalingsoplysninger i op til 15 måneder efter betalingsforholdets ophør.

8.3

De Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) du har afgivet til os, benyttes alene til indsigt og erfaringsudveksling medlemmerne imellem. Grundlaget for vores behandling af Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet vi er et organ, som ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er af skabe et netværk for forældre til børn Smith-Magenis Syndrom.

Behandlingen af dine Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) foretages som led i vores legitime aktiviteter med henblik på at skabe et netværk for forældre til børn med Smith-Magenis Syndrom. Derudover sker Behandlingen af dine oplysninger under den betingelse, at du enten er medlem af vores organisation, er tidligere medlem eller at du, på grund af organisationens formål, er i regelmæssig kontakt med os.

9 Deling af dine Personoplysninger

9.1

Dine og dit barns oplysninger til tilgængelig på foreningens hjemmesides interne sider for medlemmer med login til hjemmesiden: www.SMSForeningen.dk

9.2

I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

10 Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger

10.1

Vi opbevarer dine Personoplysninger efter nedenstående regler:

10.2

Er du medlem hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger så længe du er medlem. Ved udmeldelse gemmer vi dine kontaktoplysninger med henblik på kontakt til dig omkring foreningens arrangementer, deltagelse i studier omkring Smith-Magenis, mm. Du kan altid få dine og dit barns oplysninger slettet ved henvendelse til foreningens formand.

Personoplysninger der fremgår af regnskabsmateriale bliver opbevaret i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Oprkæves dit kontingent via Nets, vil dine dine betalingsoplysninger blive opbevaret i op til 15 måneder efter betalingsforholdets ophør.

11 Dine rettigheder

11.1 Indsigt

11.1.1

Du har ret til at få indsigt i de Personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

11.2 Berigtigelse og sletning

11.2.1

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de Personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

11.3 Begrænsning af Behandling

11.3.1

Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger. formand@SMSForeningen.dk

11.4 Dataportabilitet

11.4.1

Du har ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.

11.5 Indsigelsesret

?????

11.6 Tilbagekaldelse af samtykke

11.6.1

Hvis Behandlingen af dine Personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

11.6.2

Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at vi må kontakte dig i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til formand@SMSForeningen.dk. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.

11.7

Du kan skrive til formand@SMSForeningen.dk for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.

11.8

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

12 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger

12.1

Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv og dit barn til os, vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan oprette dig som medlem.

13 Sikkerhed

13.1

I Organisationen er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

14 Klage til tilsynsmyndighed

14.1

Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 33193200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

15 Opdatering af denne Politik

15.1

Smith-Magnis Syndrom Forening er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.

15.2

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Denne Politik er seneste opdateret d. 25. marts 2018.